📊 Tema 25: Excel (Microsoft 365)

Auxiliar Administrativo del Estado (Cuerpo General Auxiliar, C2, acceso libre) · Bloque II

Epígrafe oficial (BOE)

Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

Resumen

Excel es la hoja de cálculo de Microsoft 365. Un archivo de Excel es un libro, que contiene hojas de cálculo; cada hoja es una cuadrícula de filas (numeradas) y columnas (con letras) cuyo cruce es la celda (A1, B2...). Según la página oficial «Especificaciones y límites de Excel», una hoja tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, una celda admite hasta 32.767 caracteres, el ancho de columna llega a 255 caracteres y el alto de fila a 409 puntos; el número de hojas de un libro está limitado solo por la memoria disponible y un libro nuevo trae 1 hoja (https://support.microsoft.com/es-es/excel/excel-specifications-and-limits).

Las hojas se insertan con el icono «Nueva hoja» (+) de la parte inferior del libro o con Inicio > Insertar > Insertar hoja, y también con Mayús+F11. Por defecto se llaman Hoja1, Hoja2..., y se renombran con doble clic en la pestaña o con el botón derecho > Cambiar nombre. Un nombre de hoja no puede contener / \ ? * : [ ], no puede empezar ni terminar con apóstrofo y no puede ser «Historial» (https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/insert-or-delete-a-worksheet; https://support.microsoft.com/es-es/excel/rename-a-worksheet). La configuración para imprimir está en la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página: ahí se define el Área de impresión y los Títulos de impresión, que repiten filas en el extremo superior (por ejemplo $1:$1) o columnas a la izquierda en cada página (https://support.microsoft.com/es-es/excel/set-or-clear-a-print-area-on-a-worksheet; https://support.microsoft.com/es-es/excel/print-rows-with-column-headers-on-top-of-every-page).

Introducción y edición de datos: F2 edita la celda activa con el punto de inserción al final; Alt+Entrar empieza una nueva línea dentro de la misma celda; Ctrl+; inserta la fecha actual y Ctrl+Mayús+: la hora; Ctrl+1 abre Formato de celdas; en la versión española, Ctrl+N es negrita, Ctrl+K cursiva y Ctrl+S subrayado (o Ctrl+2, 3 y 4). El controlador de relleno (Autorrellenar) continúa series: si se escriben 1 y 2 y se arrastra, sigue 3, 4, 5...; si solo se escribe 2, repite 2, 2, 2 (https://support.microsoft.com/es-es/accessibility/excel/keyboard-shortcuts-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/fill-data-automatically-in-worksheet-cells).

Fórmulas y funciones: toda fórmula empieza por «=». Operadores aritméticos + - * / % ^; de comparación = > < >= <= <>; de texto & (concatena); de referencia «:» (rango). Prioridad: referencia, negación, %, ^, * y /, + y -, &, comparación; por eso =5+2*3 da 11 y =(5+2)*3 da 21. Las referencias son relativas por defecto (A1 cambia al copiar), absolutas con $ ($A$1 no cambia) o mixtas (A$1, $A1); F4 recorre los tipos. Si se divide por cero o por una celda vacía aparece #¡DIV/0!, que puede evitarse con SI o SI.ERROR (https://support.microsoft.com/es-es/excel/calculation-operators-and-precedence-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/switch-between-relative-absolute-and-mixed-references; https://support.microsoft.com/es-es/excel/how-to-correct-a-div-0-error).

Funciones clave, con el «;» de la configuración española: SUMA(número1; [número2]; ...); PROMEDIO (media aritmética: ignora texto y celdas vacías, pero cuenta los ceros); CONTAR (solo celdas con números); CONTARA (celdas no vacías, incluidos texto y errores); SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso]); CONTAR.SI(rango; criterios), p. ej. =CONTAR.SI(B2:B5;">55"); SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]); BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]), que busca en la primera columna y, si se omite «ordenado», hace coincidencia aproximada; y BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]), que por defecto busca coincidencia exacta y devuelve #N/A si no encuentra nada. Límites: 255 argumentos por función, 64 niveles de anidamiento y 8.192 caracteres por fórmula (páginas de cada función en support.microsoft.com/es-es/excel/functions/ y página de límites).

Gráficos: Alt+F1 crea un gráfico incrustado con los datos del rango actual y F11 lo crea en una hoja de gráfico distinta. Los de columnas muestran normalmente las categorías en el eje horizontal y los valores en el vertical; el circular muestra cada valor como parte de un total y conviene con una sola serie, sin negativos y con no más de siete categorías; el de dispersión (XY) compara pares de valores; el de cotizaciones muestra máximos, mínimos y cierre; el histograma muestra frecuencias; el de cascada, un total acumulado que suma y resta valores (https://support.microsoft.com/es-es/excel/available-chart-types-in-office).

Gestión de datos y entorno: en la pestaña Datos están Ordenar y filtrar (de la A a la Z, de menor a mayor, por varias columnas, Autofiltro) y Validación de datos, que restringe lo que se escribe (por ejemplo, una Lista desplegable) y cuya alerta de error con estilo Detener obliga a corregir; Insertar > Tabla dinámica resume datos (los campos numéricos van a Valores y se suman; el texto se cuenta); Ctrl+L o Ctrl+T crea una tabla de Excel con fila de encabezado y filtros; el formato condicional está en Inicio > Estilos; Vista > Inmovilizar paneles fija filas y columnas. Para personalizar el entorno, la barra de herramientas de acceso rápido puede colocarse encima de la cinta (en la barra de título) o debajo de ella, y se cambia desde su menú con «Mostrar debajo/encima de la cinta de opciones»; las personalizaciones de la cinta solo se aplican al programa de Office en que se hacen (https://support.microsoft.com/es-es/excel/sort-data-in-a-range-or-table-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/apply-data-validation-to-cells; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/create-a-pivottable-to-analyze-worksheet-data; https://support.microsoft.com/es-es/office/customize-the-quick-access-toolbar; https://support.microsoft.com/es-es/office/foundations-experiences/customize-the-ribbon-in-office).

Claves para el examen

Hoja: 1.048.576 filas por 16.384 columnas; celda: hasta 32.767 caracteres.
Ancho de columna máximo 255 caracteres; alto de fila 409 puntos; zoom del 10 % al 400 %.
Hojas por libro: limitadas por la memoria; un libro nuevo trae 1 hoja.
Fórmulas: 8.192 caracteres; 255 argumentos por función; 64 niveles de funciones anidadas; 100 niveles de deshacer; precisión de 15 dígitos.
F2 editar celda · F4 alterna referencias relativas/absolutas · Mayús+F3 Insertar función · F9 calcular · F7 ortografía.
Alt+F1 gráfico incrustado · F11 gráfico en hoja aparte · Mayús+F11 hoja nueva · Ctrl+L o Ctrl+T crear tabla.
Ctrl+; fecha actual · Ctrl+Mayús+: hora actual · Alt+= Suma · Alt+Entrar nueva línea en la celda · Ctrl+1 Formato de celdas.
Versión española: Ctrl+N negrita, Ctrl+K cursiva, Ctrl+S subrayado; Ctrl+9 oculta filas y Ctrl+0 columnas.
Prioridad: referencia > negación > % > ^ > * / > + - > & > comparación. =5+2*3 → 11.
$A$1 absoluta, A$1 y $A1 mixtas, A1 relativa; copiar A$1 dos abajo y dos a la derecha da C$1.
BUSCARX: exacta por defecto y #N/A si no encuentra; BUSCARV: busca en la 1.ª columna y sin 4.º argumento hace coincidencia aproximada.
CONTAR cuenta números; CONTARA, celdas no vacías; PROMEDIO ignora vacías pero no los ceros.
Validación de datos (pestaña Datos): estilos de alerta Detener (obliga a corregir) y Advertencia (pregunta Sí/No).
Nombre de hoja: sin / \ ? * : [ ], sin apóstrofo al principio o al final y nunca «Historial».

💡 Truco

Los cuatro límites de cálculo de menor a mayor: 64 (funciones anidadas), 255 (argumentos), 8.192 (caracteres de una fórmula) y 32.767 (caracteres de una celda). Y para los gráficos: «Alt+F1, aquí mismo; F11, a otra hoja».

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Fuentes oficiales

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