🗂️ Tema 13: Documento, registro y archivo

Administrativo del Estado (Cuerpo General Administrativo, C1, acceso libre) · Bloque II

Epígrafe oficial (BOE)

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

Resumen

Un documento, a efectos de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español (art. 49.1), es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte material, incluidos los informáticos; quedan fuera los ejemplares no originales de ediciones. El RD 1708/2011 (art. 2.2.b) habla de «documento de archivo»: un ejemplar en cualquier soporte que da testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas. En el procedimiento administrativo, la Ley 39/2015 llama documentos públicos administrativos a los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones, que se emiten por escrito y por medios electrónicos salvo que su naturaleza exija otra forma (art. 26.1). Para ser válido, el documento electrónico debe tener formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan (art. 26.2). No necesitan firma los meramente informativos ni los que no forman parte de un expediente (art. 26.3).

No todo documento es patrimonio histórico, pero los públicos sí: el Patrimonio Documental incluye los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por cualquier organismo o entidad pública (art. 49.2 de la Ley 16/1985). Los de las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y los de las entidades culturales y educativas privadas entran a partir de cuarenta años de antigüedad (art. 49.3), y los de las demás entidades particulares y personas físicas, a partir de cien años (art. 49.4). Las copias auténticas, que pueden ser electrónicas o en papel, tienen la misma validez y eficacia que los originales (art. 27.2 de la Ley 39/2015). Si un interesado pide copia auténtica de un documento público administrativo, hay que expedirla en quince días, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013 (art. 27.4). El interesado tiene derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración (art. 28.2).

El registro es la puerta de entrada y salida de los documentos. Cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido en cualquiera de sus órganos y organismos; también se pueden anotar las salidas de documentos oficiales (art. 16.1 de la Ley 39/2015). Los asientos se anotan por orden temporal de recepción o salida, con la fecha del día, y después los documentos se envían sin dilación a su destinatario (art. 16.2). Cada asiento recoge número, epígrafe que expresa su naturaleza, fecha y hora, interesado, órgano remitente y destinatario, y en su caso una referencia al contenido. El registro emite automáticamente un recibo, que es una copia autenticada del documento con la fecha, la hora y el número de entrada (art. 16.3).

Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de cualquier Administración, en Correos, en las representaciones diplomáticas y oficinas consulares, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las normas (art. 16.4). Todos los registros deben ser interoperables, y en la práctica se interconectan a través del Sistema de Interconexión de Registros, el SIR (art. 60 del RD 203/2021). Si los documentos se entregan en papel, la oficina de asistencia los digitaliza y devuelve los originales (art. 16.5 de la Ley 39/2015). Si no puede devolverlos en ese momento, los guarda seis meses para que el interesado los recoja (art. 53.1 del RD 203/2021). Las oficinas de asistencia tienen naturaleza de órgano administrativo (art. 40.1 del RD 203/2021). Además de registrar, expiden copias auténticas electrónicas y dan el recibo que acredita la fecha y la hora de presentación (art. 40.3).

El archivo es, según el art. 59.1 de la Ley 16/1985, el conjunto orgánico de documentos reunidos por personas jurídicas públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades. Esos documentos sirven a la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. La palabra designa también la institución cultural que los reúne, conserva, ordena y difunde. Las funciones del archivo están en el RD 1708/2011 (art. 14): garantizar el acceso de los ciudadanos, facilitar a las unidades productoras sus propios documentos, darles el tratamiento archivístico adecuado, aplicar los calendarios de conservación y garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos electrónicos. En formato electrónico, cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos de procedimientos finalizados (art. 17.1 de la Ley 39/2015). Esos documentos deben conservarse en formatos que garanticen su autenticidad, integridad y consulta futura, y su eliminación debe autorizarse (art. 17.2). En la AGE, los plazos de acceso los fija la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 55.2 del RD 203/2021).

Las clases de archivo siguen el ciclo vital de los documentos, que son las etapas desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente (art. 2.2.e del RD 1708/2011). El art. 8 distingue cuatro. 1) Archivos de oficina o de gestión, que custodian lo que está en trámite o se consulta continuamente, organizan los documentos, eliminan los de apoyo informativo y los transfieren al archivo central (art. 9). 2) Archivos generales o centrales de cada Ministerio, que coordinan los de gestión, identifican series, elaboran el cuadro de clasificación, valoran y transfieren al intermedio (art. 10). 3) Archivo intermedio, que en la AGE es el Archivo General de la Administración y conserva los documentos cuya fase activa ha terminado (art. 11). 4) Archivos históricos, entre ellos el Archivo Histórico Nacional, que es el archivo histórico de la AGE (art. 12.2). En la periferia, los Archivos Históricos Provinciales hacen de archivo intermedio e histórico (art. 12.2). Cuánto tiempo pasa cada documento en cada fase lo fija el calendario de conservación (art. 2.2.f).

Para los criterios de ordenación hay que acudir al Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura. Organizar un fondo tiene dos etapas: primero se clasifica, es decir, se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura del fondo, y después se ordena. Ordenar es establecer, dentro de esas categorías, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas. La foliación, que consiste en numerar correlativamente los folios de cada unidad documental, forma parte de los trabajos de ordenación. Una vez fijada esa ordenación intelectual, la ordenación física, dentro del acondicionamiento, la refleja en las unidades documentales y de instalación (voz ORDENACIÓN FÍSICA).

Claves para el examen

Documento (art. 49.1 Ley 16/1985): cualquier expresión, en cualquier soporte, incluso informático; se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
Patrimonio Documental: documentos públicos de cualquier época; de entidades políticas, sindicales, religiosas o culturales y educativas privadas, más de 40 años; de otros particulares, más de 100 años (art. 49).
Documento público administrativo: el válidamente emitido por los órganos de las AAPP (art. 26.1 Ley 39/2015).
Copias auténticas: misma validez y eficacia que el original (art. 27.2); se expiden en 15 días si las pide el interesado (art. 27.4).
Registro Electrónico General: asienta todo lo que entra; las salidas «se podrán anotar» (art. 16.1).
Asientos por orden temporal de recepción o salida (art. 16.2); el recibo es una copia autenticada con fecha, hora y número de entrada (art. 16.3).
Dónde presentar: registros electrónicos, Correos, representaciones diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero, oficinas de asistencia en materia de registros y lo que prevean otras normas (art. 16.4).
Papel presentado: se digitaliza y se devuelve el original; si no se puede devolver en el momento, se guarda 6 meses (art. 53.1 RD 203/2021).
Archivo electrónico único: para procedimientos FINALIZADOS (art. 17.1 Ley 39/2015; art. 55 RD 203/2021).
Clases de archivo según el ciclo vital (art. 8 RD 1708/2011): de oficina o de gestión, central, intermedio e histórico.
En la AGE, el archivo intermedio es el Archivo General de la Administración y el archivo histórico es el Archivo Histórico Nacional.
El archivo central identifica series y elabora el cuadro de clasificación; el de gestión elimina los documentos de apoyo informativo antes de transferir.
Organizar = clasificar + ordenar. Ordenar = establecer secuencias cronológicas y/o alfabéticas (Diccionario de Terminología Archivística).
Datos personales en archivos: 25 años desde la muerte o, si no se conoce la fecha, 50 años desde la fecha del documento (art. 57.1.c Ley 16/1985).

💡 Truco

El ciclo vital se recuerda como «Go-Ce-In-Hi»: Gestión (en la oficina), Central (en el Ministerio), Intermedio (en el Archivo General de la Administración) e Histórico (en el Archivo Histórico Nacional). Las antigüedades del Patrimonio Documental, de más a menos pública: lo público, siempre; lo político, sindical o religioso (y lo cultural o educativo privado), a los 40 años; los particulares, a los 100. Y el «25/50» de los datos personales: 25 años desde la muerte o 50 desde la fecha del documento.

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